سیستم مدیریت محتوا (CMS) چیست ؟

سیستم مدیریت محتوا (CSM) برای موفقیت اکثر قریب به اتفاق وب سایت ها و اینترانت ها (شبکه های داخلی) حیاتی می باشد. با این وجود هنوز بسیاری از سازمان ها و شرکت ها با این تکنولوژی آشنایی کافی ندارند.

در حالیکه اکثر مقالات نوشته شده مربوط به استراتژی رفع مشکلات احتمالی CMS ها می باشد، بر آن شدیم که به سوال قدیمی تر در این مورد پاسخ دهیم که: سیستم مدیریت محتوا چیست؟

در این مقاله تمرکز ما روی مفهوم پرکابردتر سیستم مدیریت محتوا بوده و در انتها راجع به شایع ترین مشکلات سازمان ها و برخی برداشت های نادرست در رابطه با این سیستم توضیحاتی ارائه می شود.

سیستم مدیریت محتوا:

بطور خلاصه سیستم مدیریت محتوا (Content Management System) و یا به اختصار CMS، سیستمی است که جهت مدیریت ساده محتوای وب سایت بکار می رود.

بطور کلیCMS از دو عنصر تشکیل شده است: برنامه کاربردی مدیریت محتوا (Control management applicant) که به اختصار CMS نامیده می شود و برنامه کاربردی تحویل محتوا (Control delivery applicant) که به اختصار CAD نامیده می شود.

عنصر CMA امکان ایجاد محتوا، اعمال تغییرات و حذف بخش خاصی از محتوای وب سایت، را بدون نیاز به تخصص خاص و امکانات فنی در زمینه وب، برای طراحی وب سایت فراهم می آورد. در نتیجه میتوان گفت با استفاده از سیستم مدیریت محتوا برای ایحاد وب سایت ساده نیاز به آشنا به زبان های برنامه نویسی نبوده و حتی نیاز به آشنایی با زبان HTML (Hyper Text Markup Language) نیز نمی باشد.

عنصر CDA، این اطلاعات را کامپایل نموده و از آن ها جهت آپدیت وب سایت استفاده می نماید.

تشریح عمکرد CMS:

نحوه عملکرد سیستم مدیریت محتوا را می توان به بخش های زیر تفکیک نمود که در ادامه توضیح داده خواهد شد:

الف) ایجاد محتوای وب سایت

ب) مدیریت محتوای سایت

ج) انتشار مطالب

د) نمایش مطالب در سایت

الف) ایجاد محتوای وب سایت:

در سیستم مدیریت محتوا، محیطی بسیار ساده و کاربردی براحتی کار کردن با نرم افزار word پیاده سازی شده است. در واقع بدون نیاز به داشتن دانش فنی و یا اطلاعات تخصصی و یا حتی آشنایی با دستورات HTML تنها نیاز دارید که عبارات مورد نظر خود را وارد نمایید.

همچنین سیستم مدیریت محتوا به شما امکان مدیریت ساختار صفحات وب سایت را می دهد. بطور مثال، کدام صفحات نمایش داده شوند، ویا کدام صفحات به هم لینک داده شوند.

همچنین قابلیت ساده کپی کردن مطالب (drag-and-drop)، بدون برهم خوردن ساختار آنها، نیز امکان پذیر است.

همچنین امروزه اکثر CMS ها محیط طراحی مبتنی بر وب را پشتیبانی می نمایند و امکان مدیریت محتوا و مطالب سایت را از راه دور فراهم می آورند.

در واقع یکی از ویژگی هایی که باعث محبوبیت CMS ها شده است، محیط نوشتاری و مکانیسم ساده جهت وارد نمودن محتوای سایت و نگهداری ساده وب سایت می باشد.

ب) مدیریت محتوای سایت:

صفحات مختلف و مطالب مرتبطی که وارد می شوند، در هسته مرکزی CMS ذخیره می شوند. در واقع تمام مطالب و تنظیمات مرتبط با هر صفحه در آنجا ذخیره می شوند.

ذخیره سازی تمامی اطلاعات در یک هسته مرکزی، باعث ایجاد ویژگی های کاربردی زیر می گردد:

• امکان ردیابی تغییرات اعمال شده در تمامی صفحات توسط کارمندان و تاریخ اعمال آخرین تغییرات
• امکان محدود کردن دسترسی کاربران به صفحات خاص
• یکپارچه سازی با منابع اطلاعاتی موجود و سیستم های IT

هنگامی که صفحه ای ایجاد می شود، بصورت اتوماتیک صفحه به قسمت مدیریت وارد ارسال می شود و مدیر مربوطه می بایست آن را تایید نماید. سپس به تیم بررسی برای بازنگری نهایی ارسال شده و سرانجام پس از بازبینی نهایی و انجام اصلاحات در سایت منتشر می گردد.

با بکارگیری سیستم مدیریت محتوی، CMS مراحل فوق را بصورت اتوماتیک مدیریت نموده و قسمت های مختلف را به اشخاص مربوطه ارسال میکند.

در واقع با این کار، امکان مدیریت سایت توسط افراد بیشتری، به راحتی فراهم شده و در نتیجه آن، نظارت دقیق روی کیفیت، صحت و پایداری اطلاعات صورت خواهد گرفت.

ج) انتشار مطالب در سایت:

پس از آماده شدن و تایید نهایی محتوا، شما می توانید تصمیم بگیرید که مطالب چه زمانی در سایت به نمایش گذاشته شوند.

سیستم مدیریت محتوا، شامل موتورهای انتشار بسیار قوی بوده که باعث می شود هنگام انتشار مطالب در سایت، لایه ها و ظاهر صفحات سایت را مدیریت نمایید.

با توجه به متعدد بودن طراحی ها، CMS امکان ایجاد و تغییر ظاهر صفحات سایت را به راحتی مطابق سلیقه شما فراهم میکند. در واقع شما تصمیم میگیرید که کدام مطلب در کدام بخش سایت به نمایش گذاشته شود.

در نتیجه CMS، بصورت کاملا اتوماتیک انتشار مطالب را در سایت بعهده گرفته و کافی است شما تنها روی مطالب سایت تمرکز کرده و سپس مطالب را در جایگاه خود در سایت بارگذاری خواهید نمود.

د) نمایش مطالب در سایت:

سیستم مدیریت محتوی، همچنین ویژگی دیگری جهت بالا بردن کیفیت و تاثیرگذاری سایت را ارائه می دهد.

بعنوان مثال، CMS امکان نمایش سایت را مرورگرهای (browser) متفاوت را پشتیبانی می کنند. همچنین امکان داشتن سایت پویا (Dynamic) را فراهم میکنند.

سناریو های متفاوت سیستم های مدیریت محتوا:

CMS ها بر اساس سناریو ها و اهداف اشخاص و یا شرکت ها کاربردهای متفاوتی دارند. بعنوان نمونه، سازمانی با نام اختصاری AIIM (Association For Information and Image Management)، دو سرویس متفاوت ECM Enterprise Content Management) و WCM(Web Content Management) را با ویژگی ها متفاوت ارائه داد که امروزه به نام ویکی پدیا (Wikipedia) شناخته می شود.

در ادامه به تشریح چند نمونه کاربردی مفهوم CMS ها می پردازیم:

کاربرد عمومی و رایج CMS ها:

رایج ترین کاربرد CMS، امکان ارئه سطوح مختلف دسترسی به کاربران متعدد جهت مدیریت محتوای سایت شامل اطلاعات، بخش های مختلف، نرم افزار های کاربردی و... می باشد.

مدیریت محتوا در واقع در این دیدگاه شامل ایجاد، تغییر، انتشار، آرشیو نمودن، توزیع و به اشتراک گذاری اطلاعات و دیتاها می باشد.

بطور مثال مدیریت موارد زیر توسط سیستم مدیریت محتوا امکان پذیر است:

• ساخت، تغییر، انتشار صفحات آرشیو شده
• ساخت، تغییر، انتشار، آرشیو کردن مقالات
• ساخت، تغییر، انتشار، آرشیو کردن بلاگ ها
• مدیریت وظایف زمانبندی شده
• ایجاد و مشاهده سفارش ها، فاکتورها و یا فرم های قابل چاپ
• مشاهده گزارش ها، میزان مصرف و آمار سایت
• تخصیص سطوح مختلف دسترسی

کاربرد دیگر سیستم های مدیریت محتوا:

کاربرد دیگر CMS، مشابه کاربرد WCM (Web Content Management System) که توسط شرکت AIIM ارائه شده، می باشد.

در واقع در اینجا مقصود از CMS، نرم افزار تحت وبی می باشد که امکان مدیریت محتوای وب را برای کاربرانی که آشنایی اولیه با زبان HTML ندارند، با سطوح دسترسی متفاوت فراهم مینماید.

بطور نمونه، امکان ایحاد، ویرایش و با آرشیو صفحات وب ویا مقالات را به کاربران میدهد.

مفهوم ECM / ECMS:

امروزه توسعه های متفاوتی از نرم افزارهای منبع باز (open source) سیستم مدیریت محتوا وجود دارد. برخی از این توسعه ها مناسب عمکردهای ساده و پایه و مناسب سازمانهای کوچک بوده، توسعه دیگر دارای عملکردهای پیشرفته تر و مناسب سازمان های بزرگ و پیچیده تر می باشند که به اصطلاح ECM ، (Enterprise Content Management System) نامیده می شوند.

مفهوم ECM / ECMS را میتوان به سه دسته زیر تقسیم بندی نمود:

• نرم افزار کاربردی سیستم مدیریت محتوا با قابلیت ذخیره تمامی گزارش ها و لاگ ها جهت سازمان های بزرگ وبا سیستم های مدیریت محتوای بسیار بزرگ. درواقع ECM زیرساخت لازم برای دنیای جدید تکنولوژی اطلاعات را ارائه می‌دهد.

• نرم افزار کاربردی با ویژگی های متعدد جهت سیستم مدیریت محتوای بزرگ مناسب فرایندها و ارگانهای سازمانی، مزیت آن این است که برای هر کارایی، تنها یک سرویس کلی در دسترس است. بنابراین از خدمات زائد، گران و مشکل برای به دست آوردن عملکردهای مشابه، اجتناب می‌شود.

• نرم افزار کاربردی با ابزارها و قابلیتهایی جهت مدیریت، ذخیره سازی مطالب و مستندات متناسب روندها و فرایندهای ارگانهای داخلی شرکت، ECM به عنوان یک منبع ذخیره سازی استفاده می‌شود که همه اطلاعات موجود در شرکت را در یک منبع با یک ساختار یکنواخت ترکیب و ذخیره می‌کند. اطلاعات زائد، پرهزینه و مشکلات همراه با آن بطور اتوماتیک حذف می‌شوند. کلیه برنامه های کاربردی، محتوای خود را به یک مخزن واحد می‌فرستند که این مخزن هم به نوبه خود اطلاعات مورد نیاز را به کلیه نرم افزارهای کاربردی ارائه می‌کند.

بنابراین ECM مجموعه‌ای از اجزای زیرساختی است که با یک مدل چند لایه‌ای سازگار می‌شود و کلیه تکنولوژی‌های مرتبط با اسناد (DRT) را برای بکارگیری، انتقال و مدیریت داده‌هایی که ساختار ضعیف دارند، در برمی‌گیرد.

توجه به این امر ضروری است که در این مقاله مشهورترین کاربرد CMS ها، یعنی ایجاد وبلاگ ، مقالات، فروشگاه ها ویا رویدها، تخصیص سطوح دسترسی، ایجاد، ویرایش و یا آرشیو نمودن مطالب در مدیریت محتوا مورد بحث می باشند.

ویژگی های سیستم های مدیریت محتوا :

ویژگی های سیستم های مدیریت محتوا بسیار وسیع بوده و اکثرا این سیستم ها شامل ویژگی های زیر می باشند :

• انتشار مبتنی بر وب (web-based publishing)
• مدیریت ساختار (format manager)
• مدیریت بازنگری (revision control)
• جستجو نمودن (search)
• ایندکس نمودن (Index)
• بازیابی اطلاعات (retrieval)

در ادامه توضیحات مختصری در مورد هر یک از ویژگی های فوق آورده شده است :

• ویژگی انتشار مبتنی بر وب (web-based publishing):

ویژگی انتشار مبتنی بر وب، قالب ها و یا مجموعه ای از قالب هایی (Template) که توسط سازمان ارائه می شوند، را در اختیار کاربران این سازمان ها قرار می دهد. این قالب ها را می توان نمونه ای مشابه با ویزاردها (wizard) و یا ابزارهای مشابه جهت ایجاد محتوای سایت و یا اعمال تغییرات در نظر گرفت.

• ویژگی مدیریت ساختار (formed management):

ویژگی مدیریت ساختار (formed management) امکان تبدیل مستندات الکترونیکی و اوراق اسکن شده را به فرمت های پر کاربرد نظیر HTML ویا PDF (portable document format) و... را فراهم می آورد.

• ویژگی بازنگری و اصلاحات (control revision):

ویژگی بازنگری و اصلاحات (control revision)، امکان به روز رسانی محتوای سایت را به ورژن های جدیدتر و نیز تغییر محتوا به ورژن های قدیمی تر فراهم می کند، همچنین این ویژگی امکان ردیابی هرگونه تغییراتی را که کابران در فایل ها ایجاد می کند و نیز لاگ ها (Log) را فراهم می کند.

• سایر ویژگی ها:

از ویژگی های کاربردی دیگر CMS ایندکس نمودن (index) و جستجو (search) و بازیابی اطلاعات (retrieval) می باشد. سیستم CMS امکان ایندکس نمودن تمامی اطلاعات یک سازمان را فراهم می آورد. در نتیجه کاربران / کارمندان سازمان می توانند با جستجو ی عبارات مورد نظر اطلاعات مربوطه را از سیستم مدیریت محتوا استخراج نمایند.

کاربرد ها و مزایای تجاری استفاده از CMS ها :

استفاده از سیستم مدیریت محتوا کارایی متعدد و مزیت های بسیاری دارد. از جمله برخی از مزایا و کاربردهای CMS در شرکت ها به شرح زیر می باشد :

• ساده تر کردن فرآیند طراحی وب سایت
• صرف زمان کوتاه تر جهت ایجاد صفحات جدید و یا تغییرات
• ثبات بیشتر
• هدایت آسانتر کاربران میان بخش های مختلف
• افزایش پایداری وب سایت
• پشتیبانی از طراحی غیر متمرکز
• امنیت بیشتر
• اجتناب از بکاربردن اطلاعات تکراری و زائد
• قابلیت رشد و توسعه ساده تر وب ساده
• کاهش هزینه های نگهداری سایت

فراتر از همه موارد ذکر شده، مهمترین قابلیت سیستم مدیریت محتوا (CMS) ، پشتیبانی از استراتژی ها و اهداف متعدد سازمان ها در طراحی وب سایت می باشد. بطور کلی CMS باعث افزایش سطح رضایت مشتریان، فروش بیشتر محصولات و برقراری ارتباط بیشتر با کاربران میگردد.

همچنین ممکن است شما وب سایتی را قبلا طراحی کرده باشید و با گذر زمان نیاز به تغییرات اساسی را در سایت خود احساس نمایید. مسلما در عرصه رقابت امروزی به روز بودن اطلاعات و بهنگام سازی وب سایت مطابق نیازهای مشتریان یکی از چالش های اصلی شرکت های مختلف می باشد.

با توجه به اینکه در گذر زمان بسیاری از محتوای سایت قدیمی شده و نیاز به تغییرات اساسی در آنها احساس می شود، از طرفی دیگر نیاز به فرد متخصص در این زمینه، جهت بازنگری و اصلاح محتوای قدیمی ضروری می باشد.

همچنین در این شرایط ردیابی اطلاعات قدیمی سایت بسیار دشوار خواهد بود. بطور مثال در صورتی که یکی از مشتریان ادعای دادخواست یا بازنگری مطلب و یا فرم خاصی مربوط به ماهها و یا حتی سال های گذشته را داشته باشد، ممکن است سازمان را در شرایط سختی قرار دهد.

خبر خوش آن است که شما تنها سازمانی نیستید که با مشکلاتی این چنینی مواجه می گردد. اکثر شرکت ها / سازمان هایی که از ابزارهای دستی نظیر Dream weaver و یا Front page جهت طراحی و پیاده سازی وب سایت خود استفاده می کنند ، با چنین مشکلاتی مواجه می شوند.

خوشبختانه ، این مشکلات بخشی از اهداف سیستم های مدیریت محتوا بوده که به راحتی امکان مدیریت و سازمان دهی اطلاعات را برای سازمان ها فراهم می کند.

در واقع برای هر صفحه از وب سایت شما، چرخه حیاتی کامل را از ایجاد محتوا با ابزارهای ساده، ویرایش محتوا، انتشار مطالب در سایت تا آرشیو نمودن مطالب فراهم می آورد.

همچنین مدیریت ساختار سایت، تغییر شکل ظاهری صفحات منتشر شده و هدایت کاربران به راحتی با CMS ها امکان پذیر می باشد.

سازمان ها و شرکت ها جهت سرمایه گذاری روی سیستم های مدیریت محتوا، سازمان ها می بایست دو فاکتور مهم زیر را در نظر بگیرند.

اولین فاکتور میزان بزرگی یا کوچکی سازمان می باشد. همچنین پراکندگی جغرافیایی سازمان مخصوصا هنگامی که سازمان دارای شعبات مختلف در شهرها ویا کشورهای مختلف می باشد در انتخاب سیستم مناسب تاثیرگذار می باشد.

در نظر داشته باشید که در سازمان های بزرگتر، انتقال داده ها و اطلاعات به سیستم مدیریت محتوا از سیستم فعلی، پیچیده تر و مشکلتر می باشد.

فاکتور دوم میزان تنوع مستندات و فرم های اطلاعلاتی هست که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. در صورتی که در سازمان فرمت های متنوعی از مستندات متنی ، گرافیکی ، ویدئویی ، اطلاعات صوتی و دیاگرام ها جهت انتقال اطلاعات استفاده می شود ، مدیریت محتوا بسیار پیچیده تر خواهد شد.

برخی تصور های غلط در مورد CMS ها:

• بزرگترین تصور اشتباه عموم در مورد CMSها این است که تصور می نمایند استفاده از سیستم مدیریت محتوا بزرگترین عامل موفق وب سایت ها می باشد. در حالی که واقعیت این است که CMS جهت ساده تر کردن مدیریت و توضیع محتوا بکار می رود. موفقیت یک وب سایت، در گرو کیفیت مطالب، کیفیت سرویس ها، بازاریابی و فاکتور های بسیار دیگری می باشد.

• تصور اشتباه دیگر عموم، آن است که با استفاده از CMS، نیازی به طراح وب سایت و یا شخص متخصص در زمینه وب نمی باشد. در این رابطه باید توجه نموده که CMSها برنامه های منبع باز (open source) بوده و امکان سفارشی سازی آن توسط طراحان برای رسیدن به اهداف سازمانها فراهم می باشد. بطور مثال، با توجه به اینکه با سیستم مدیریت محتوای دروپال (Drupal)، هر نوع وب سایتی را می توان راه اندازی نمود، راه اندازی و تنظیمات مربوطه نیاز به تخصص داشته و حتما می بایست توسط طراحان وب سایت با توجه به اهداف سازمان ها راه اندازی شود.

• اشتباه رایج دیگر در این زمینه، ایجاد برند معتبر و به یاد ماندنی می باشد که باعث جذب هرچه بیشتر بازدیدکنندگان شود.متاسفانه اکثر طراحان وب در زمینه طراحی برند تجربه کافی نداشته و اکثر CMS ها بانوجه به متن باز (Open Source) بودن بطور پیش فرض این مورد را نداشته و حتما می بایست بصورت سفارشی شده توسط افراد خبره صورت گیرد.

هدفی فراتر از وب:

درگذشته تمرکز طراحان وب، روی ایجاد صفحات HTML جهت یکپارچه سازی سایت بوده است. هرچند امروزه این مورد، یکی از ویژگی های مهم سیستم های مدیریت محتوا می باشد، قابلیت های بیشمار دیگری نیز به CMSها ، افزوده شده است. بطور مثال همانطور که پیشتر نیز ارائه شد، اکثر سیستم ها، امکان ارائه تنها یک فرمت واحد را دارند، این در حالی است که در CMS، امکان ارائه فرمت های متنوعی از قبیل PDF، Microsoft Word، WAP، XML و... نیز می باشد.

در مبحث فروشگاه ساز های CMS، میتوان هزاران سیستم مدیریت محتوای قدرتمند و با قابلیت های متعدد را نام برد.

توصیه ما اینست که زمان کافی جهت مشخص نمودن نیازهای شرکت گذاشته و سپس براساس نیاز های شرکت، محصولات و نحوه عرضه آنها را بدقت ارزیابی نمایید.

هر شرکتی براساس نیازمندی ها و نوع محصولاتی که ارائه می دهد ، از سیستم مدیریت محتوا به شکلی مرتبط استفاده خواهد نمود. درواقع یکپارچه سازی این سیستم ها و ارائه راه حل واحد برای تمامی شرکتها عملا امکان پذیر نمی باشد.

نتیجه گیری:

با توجه به مزیت های بی شمار، سادگی و رشد روز افزون استفاده از سیستم های منبع باز مدیریت محتوا، انتخاب بهترین و مناسبترین سیستم جهت توسعه روزافزون عرصه فعالیت شما در اینترنت و شبکه های داخلی از اهمیت ویژه ای برخورددار است.

با صرف زمان و منابع کافی و مناسب برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت محتوا، شما مطمئن شوید که مناسبترین سیستم مدیریت محتوا را برگزیده اید.

خوانده شده