تنظیم پاسخ دهی خوددکار در آتلوک
يکي از ويژگي هاي منحصر به فرد Outlook اين است که هنگام دسترسي نداشتن به حساب کاربري تان، ايميل هايي که دريافت مي کنيد، بي پاسخ نماند. ممکن است براي چند روزي قصد سفر داشته باشيد، با اين قابليت مي توانيد به ايميل هاي ضروري خود توسط Outlook و به صورت خودکار پاسخ دهيد.
جهت انجام این کار به شرح زیر اقدام نمایید:
مرحله اول : ایجاد قالب ایمیل مربوطه
پس از باز نمودن آتلوک، ابتدا از طریق New Email یک ایمیل جدید را باز کرده ،
و متن دلخواه را وارد نموده و سپس از منوی File با انتخاب Save As ، آن را روی کامپیوتر خود ذخیره نمایید.
توجه : قالب مربوطه می بایست با پسوند outlook template (.oft) ذخیره شود.
مرحله دوم : ایجاد قانون برای ارسال پاسخ آماده
در این مرحله، روی گزینه File > Info > Manage Rules & Alerts کلیک نموده:
و سپس روی New Rules کلیک نمایید:
در صفحه باز شده Apply rules on messages I receive را انتخاب نمایید:
در صفحه بعدی مطابق با نیاز خود موارد لازم را انتخاب نمایید:
در قسمت بعد گزینه reply using a specific template را انتخاب نمایید. سپس در پایین صفحه روی عبارت a specific template کلیک نموده تا پنجره مربوطه باز شود:
در پنجره بعدی در قسمت Look In ، گزینه User Templates in File System. را انتخاب نمایید. سپس در همان پنجره ، از قسمت Browse مسیر فایلی را که درمرحله اول ایجاد نموده بودید را پیدا نموده و سپس روی گزینه Open در زیر پنجره کلیک نمایید.
سپس در پنجره بعد در صورت نیاز استثناهای مربوطه را مشخص نمایید.
سپس در پنجره بعد نام قالب دخواه را وارد نموده و سپس روی گزینه Finish کلیک نمایید.
توجه : تا زمانی که آتلوک شما ریست و یا بسته نشده باشد، پاسخ خودکار به ایمیل های رسیده شده ارسال خواهند شد و به ازای هر فرستنده تنها یک ایمیل ارسال خواهد شد.
در صورتی که آتلوک را بسته و یا ریستارت نمایید، لیست آدرس ها، بازنشانی شده و ایمیل ها مجدد به آدرس ایمیل تمامی فرستنده های جدید (بدون در نظر گرفتن اینکه آیا قبلا ایمیل پاسخ خودکار ارسال به این آدرس شده است یا خیر) مجدد ارسال خواهد شد.
